obecné informace převzaté z webu dotaceeu.cz
Postup získání dotace z evropských strukturálních a investičních fondů zahrnuje několik základních kroků – od vytvoření projektového záměru, určení vhodného operačního programu ke zpracování a samotnému předložení žádosti o dotaci. Celý proces pak pokračuje realizací podpořeného projektu, ke které se váží určité povinnosti vyplývající z pravidel stanovených pro projekty financované ze strukturálních fondů.
Základní kroky spojené s podáním žádosti o dotaci z fondů EU:
1) Vytvoření podrobného projektového záměru
Zájemce o evropské dotace musí nejdříve sestavit projektového záměr, stanovit cíl vyhledat příslušný program jako zdroj financování. Evropské fondy podporují celou řadu aktivit pro zlepšení životní úrovně a konkurenceschopnosti ekonomiky v oslabených regionech, investují do potřebných oblastí jako je zlepšení životního prostředí, dopravní dostupnosti, zvýšení zaměstnanosti, energetických úspor, zlepšení služeb a fungování státní správy, vzdělávání a rekvalifikace, podporují znevýhodněné osoby nebo skupiny osob a mnoho dalšího. Zvolené řešení by mělo být optimální z hlediska časového, organizačního, technického, právního, finančního a mělo by fungovat delší dobu.
2) Nalezení příslušného operačního programu a v něm konkrétní oblasti podpory pro váš projektový záměr
Podrobné informace o programu najdete v programovém dokumentu, kde jsou jasně specifikovány nejen podporované oblasti a cíle programu, ale je zde uveden také výčet potenciálních žadatelů, kteří mohou o podporu požádat. Všechny programové dokumenty jsou k dispozici u jednotlivých řídicích orgánů.
Projekt musí mít logickou strukturu a zcela přesně specifikované cíle. Velkou pozornost je třeba věnovat rozpočtu a promyslet financování projektu.
3) Podání žádosti
Projektová žádost představuje klíčový dokument, který rozhodne o tom, zda budete se snahou získat finance z evropských fondů úspěšní či nikoli. Vaším průvodcem při její tvorbě budou příručky pro žadatele a další metodické pokyny připravené odpovídajícím operačním programem. Zároveň jsou k dispozici konzultace s pracovníky řídicího orgánu či zprostředkujícího subjektu daného operačního programu, semináře, konference atd. V přípravné fázi se nebojte klást dotazy, abyste do projektové žádosti zařadili vše potřebné.
Žádost i se všemi předepsanými podklady a přílohami musí být podána do stanoveného termínu elektronicky prostřednictvím monitorovacího systému, respektive jeho aplikace MS2014+.Pro usnadnění a základní orientaci v aplikaci jsou pro ně připraveny návodné video-tutoriály pro práci s aplikací pro podávání projektových žádostí.
Podávání žádostí je koordinováno prostřednictvím tzv. Výzev k podání žádosti. Ve výzvě jsou vždy přesně specifikovány podmínky pro podání žádosti, jako např., pro které typy podporovaných oblastí programu je určena, časové nastavení, definice oprávněných žadatelů, míra podpory, územní zaměření atd. Harmonogram výzev je zveřejněn s půlročním předstihem na webových stránkách www.dotaceEU.cz a je pravidelně aktualizován.
4) Posouzení žádosti o dotaci
V rámci schvalovacího procesu hodnotí podané žádosti řídící orgán, nebo zprostředkující subjekt (instituce pověřená výkonem některých činností řídicího orgánu). Žádosti se posuzují dle hodnotících a bodovacích kritérií, které jsou součástí výzvy. Projekty s nejvyšším bodovým ohodnocením jsou doporučeny ke schválení. Hodnocení a výběr žádostí pro období 2014–2020 došlo k výraznému posunu směrem ke sjednocení pravidel a lepší transparentnosti procesů nejen v oblasti hodnocení projektů. O výsledku hodnotícího procesu jsou proto informováni nejen všichni žadatelé, ale výsledek hodnocení bude dostupný veřejně. Každého úspěšného žadatele pak ministerstvo, které řídí daný program, vyzve k podpisu smlouvy o přidělení dotace.
5) Realizace projektu
Následně je s příjemcem podepsána smlouva, která podrobně stanoví podmínky pro realizaci projektu. Jelikož se jedná o nakládání s veřejnými prostředky, je příjemce dotace vázán již ve smlouvě řadou povinností.
Jedná se zejména o pravidla pro výběr dodavatelů, povinnou publicitu projektu, zásady pro vedení a uchovávání dokladů vztahujících se k projektu apod. Každý příjemce je také z důvodu transparentnosti uveden v tzv. seznamu příjemců dotace, který je veřejně dostupný. Po podpisu smlouvy se může příjemce pustit do práce. Pokud se během realizace projektu objeví požadavek na jakékoliv změny od schválené projektové žádosti, je nutné informovat řídící orgán a požádat o povolení změn. V případě, že se zrealizovaný projekt zásadním způsobem odchýlí od smluvních podmínek, vystavuje se příjemce riziku, že vynaložené náklady budou vyhodnoceny jako „nezpůsobilé“ a dotace nebude proplacena. Zadávání veřejných zakázek patří mezi nejobtížnější fáze celého procesu. V programovém období 2014–2020 proto došlo ke sjednocení pravidel pro všechny programy v rámci tzv. jednotného metodického prostředí a všechny řídicí orgány se musí řídit závazným pokynem pro zadávání zakázek. V případě, že budete potřebovat pomoci s realizací projektu, využijte nabídky řídicích orgánů, které pořádají pravidelná školení a semináře na podporu žadatelům a příjemcům nejen v oblasti zadávání veřejných zakázek. Potřebné informace jsou uvedeny v příručce pro příjemce.
6) Vyhodnocení a vyúčtování
Platby příjemcům podpory se realizují na základě žádostí o platbu, které příjemce předkládá na řídicí orgán nebo zprostředkující subjekt po skončení etapy, případně celého projektu. Platby příjemcům probíhají formou ex-post plateb (následné proplacení výdajů již vynaložených příjemcem) nebo formou ex-ante plateb (formou poskytnutí prostředků příjemci před realizací jeho výdajů na projekt). Rozhodnutí o formě plateb je plně v kompetenci řídicího orgánu. Při předkládání žádosti o platbu příjemce odůvodní předkládané výdaje a prokáže, že odpovídají podmínkám realizace projektů obsažených ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Veškeré platební nároky musí být podloženy doklady, které prokážou, že se jedná o prostředky vynaložené efektivně, hospodárně, účelně, transparentně a v souladu s cíli projektu. Nezapomínejte proto na pořizování fotografií, prezenčních listin, předávacích protokolů apod., které budete později dokládat k fakturám za realizovaná školení a semináře, případně jiné výdaje. Řídicí orgán následně zkontroluje, zda jsou vznesené nároky na proplacení požadované částky oprávněné. V případě, že jsou všechny doložené výdaje v pořádku (tzv. způsobilé výdaje), jsou příjemci následně proplaceny. Pokud jsou některé výdaje označeny jako nezpůsobilé, tzn. příjemce nedoloží potřebné doklady, případně jsou doložené doklady chybné (objednávka nesouhlasí s fakturou, apod.), řídící orgán přistoupí ke korekci a zkrátí o ni nárokovanou částku.
7) Žádost o platbu
Platby příjemcům podpory se realizují na základě žádostí o platbu, které příjemce předkládá na řídicí orgán nebo zprostředkující subjekt po skončení etapy, případně celého projektu. Platby příjemcům probíhají formou ex-post plateb (následné proplacení výdajů již vynaložených příjemcem) nebo formou ex-ante plateb (formou poskytnutí prostředků příjemci před realizací jeho výdajů na projekt). Rozhodnutí o formě plateb je plně v kompetenci řídicího orgánu. Při předkládání žádosti o platbu příjemce odůvodní předkládané výdaje a prokáže, že odpovídají podmínkám realizace projektů obsažených ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Veškeré platební nároky musí být podloženy doklady, které prokážou, že se jedná o prostředky vynaložené efektivně, hospodárně, účelně, transparentně a v souladu s cíli projektu. Nezapomínejte proto na pořizování fotografií, prezenčních listin, předávacích protokolů apod., které budete později dokládat k fakturám za realizovaná školení a semináře, případně jiné výdaje. Řídicí orgán následně zkontroluje, zda jsou vznesené nároky na proplacení požadované částky oprávněné. V případě, že jsou všechny doložené výdaje v pořádku (tzv. způsobilé výdaje), jsou příjemci následně proplaceny. Pokud jsou některé výdaje označeny jako nezpůsobilé, tzn. příjemce nedoloží potřebné doklady, případně jsou doložené doklady chybné (objednávka nesouhlasí s fakturou, apod.), řídící orgán přistoupí ke korekci a zkrátí o ni nárokovanou částku.
8) Kontrola na místě
Vedle administrativní kontroly musí příjemce dotace počítat s kontrolou projektu také na místě. Kontrolní tým je složený buď ze zástupců řídicího orgánu či zprostředkujícího subjektu, nebo je kontrolou na místě pověřen externí subjekt, případně může kontrolní tým doplnit externí odborník na určitou oblast. Kontroloři prověří průběh projektu přímo na místě u příjemce dotace. Kontrolována je projektová dokumentace, fyzický stav realizace projektu, ale i finanční stránka projektu, atd. Po ukončení kontroly je zpracován protokol o jejím provedení, který shrnuje poznatky zjištěné během kontroly, případně opatření, která musí příjemce udělat, aby projekt úspěšně dokončil, či mu nebyla udělena sankce. Kontrola na místě má mít preventivní účinek, aby zajistila zpětnou vazbu příjemci ze strany řídícího orgánu, zda-li je je projekt realizován v souladu vytyčenými cíli, případně upozorní příjemce na možná rizika. Kontroly mohou být plánované i namátkové. Kontrola na místě probíhá zpravidla jednou za celou dobu realizace projektu. Pro bezproblémový průběh kontroly je třeba mít veškerou dokumentaci na jednom místě, uchovávat originály dokumentů, pořizovat zápisy z jednání, uchovávat veškerou korespondenci včetně elektronické, nastavit procesy a kompetence v projektovém týmu apod. Je také důležité v průběhu realizace projektu komunikovat s řídicím orgánem o všech případných změnách, aby nebyly předmětem překvapení kontroly na místě.
9) Publicita projektu
Každý příjemce, který získal finanční podporu z fondů EU, musí informovat o této pomoci v souladu s pravidly tzv. povinné publicity projektu. Příjemce dotace musí počítat s tím, že přijetím financí z veřejných prostředků musí umožnit co možná největší transparentnost využití těchto prostředků. Tyto finance jsou určeny v konečném důsledku pro potřeby celé společnosti a nejen samotného příjemce, proto je třeba, aby nejen uživatelé projektu, ale také co nejširší veřejnost byla informována, kde všude Evropská unie pomocí projektů pomáhá. Publicita projektů má svá pevně daná pravidla, která jsou uvedena v Příručkách pro žadatele a příjemce. Nejčastěji je povinná publicita u projektů menšího finančního rozsahu splněna vyvěšením plakátu o velikosti A3 v místě realizace projektu. U finančně náročnějších projektů je pak nutné informovat nejprve vystavením velkoplošného banneru či billboardu během realizace projektu. Po jeho dokončení jsou pak tyto dočasné nosiče nahrazeny pamětní deskou.
Informace o projektu musí na místě zůstat minimálně po dobu udržitelnosti projektu.
Kromě povinné publicity může příjemce propagovat svůj projekt i jiným způsobem dle vlastního uvážení. S tím vám mohou velmi pomoci i řídicí orgány v rámci svých vlastních aktivit jako jsou kampaně, inzerce, televizní spoty, soutěže pro veřejnost atd. Nejčastěji budou potřebovat zejména kvalitní fotografie. Nezapomínejte proto na pořízení kvalitní fotodokumentace, zejména typu „před a po“, případně v průběhu akcí, které již nebudete moci pořídit zpětně.
10) Udržitelnost projektu
Dnem proplacení poslední žádosti o platbu starost o projekt rozhodně nekončí, ba naopak. Nyní je třeba udržovat výsledky projektu funkční i bez přidělené dotace. Nejčastější dobou, po kterou je nutné zajistit fungování projektu je pět let, u vybraných projektů je udržitelnost kratší, a to tři roky. V praxi to znamená, že pokud se příjemce např. zavázal, že v rámci projektu bude zaměstnávat pět nových osob, musí tato pracovní místa zůstat plně obsazena i po dobu udržitelnosti projektu. Při nákupu výrobních strojů musí být počítáno s jejich údržbou pro zajištění plného výkonu, atp. V některých případech je možné udržitelnost zajistit snadněji a s vynaložením minimálních nákladů, avšak u některých typů projektů je třeba počítat s většími finančními výdaji, proto je třeba udržitelnost projektu nepodceňovat. Specifická pravidla udržitelnosti jsou u tzv. „měkkých projektů“ tzn. projektů určených na vzdělávání, rekvalifikaci apod., zde jsou pravidla udržitelnosti stanovena individuálně v závislosti na povaze projektu. Po dobu udržitelnosti musí příjemce řídicímu orgánu pravidelně podávat Zprávy o udržitelnosti projektu a pečlivě uchovávat veškerou projektovu dokumentaci, musí být zajišťována povinná publicita a naplňovány monitorovací indikátory. V případě, že by příjemce dotace udržitelnost projektu nezajistil, bude mu uložena sankce a v krajním případě může být požádán o vrácení části, nebo i celé dotace. Udržitelnost projektu vypovídá o kvalitní přípravě celého projektu. Udržet výstupy projektu pět let by měla být jen pouhá podmínka daná programem. Kvalitní projekt žije dál sám od sebe.
